Voor ca. 8 uur per week op freelancebasis

Over Spraakuhloos
Spraakuhloos is een community-driven spoken word-platform dat ruimte maakt voor verhalen die anders ongehoord blijven. Vanuit Rotterdam en daarbuiten dragen we bij aan culturele en sociale diversiteit door het organiseren van projecten, evenementen en via onze agency. Samen met artiesten, partners en publiek bouwen we aan een inclusieve, inspirerende cultuursector. Spoken word is daarbij ons middel om mensen en werelden met elkaar te verbinden.

Functieomschrijving
Als Officemanager ondersteun je Spraakuhloos bij het soepel laten verlopen van onze dagelijkse werkzaamheden, zowel op kantoor als achter de schermen. Je werkt nauw samen met de financieel controller en andere teamleden, en je zorgt ervoor dat administratieve, facilitaire en organisatorische processen goed draaien.

Taken en verantwoordelijkheden
Algemene ondersteuning

• Beheren van agenda’s, afspraken en vergaderingen
• Beantwoorden van e-mails en telefoontjes
• Voorbereiden van rapporten, presentaties en notulen
• Archiveren van documenten en beheren van databases
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkprocessen

Financiële administratie

• Verwerken van inkomende en uitgaande facturen
• Boeken van financiële gegevens, inclusief memoriaalboekingen
• Kasbeheer en kleine uitgaven bijhouden
• Beheren van crediteuren- en debiteurenadministratie
• Assisteren bij salarisverwerking
• Controleren van (geautomatiseerde) belastingaangiften en samenwerken met de financieel controller voor rapportages
• Ondersteunen bij opstellen jaarrekening

Facilitair beheer

• Aanspreekpunt voor leveranciers en onderhoudsdiensten
• Zorg dragen voor een nette en efficiënte kantooromgeving

Personeelszaken

• Onboarding van nieuwe medewerkers
• Beheren van personeelsdossiers
• Ondersteunen bij ziekteverzuimregistratie, verlofaanvragen en werving

Organiseren van interne events

• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, uitjes & teambuilding
• Contact onderhouden met externe locaties of leveranciers

Procesoptimalisatie

• Verbeteren van interne werkprocessen
• Bijhouden of beheren van interne communicatieplatforms

Profiel
Je hebt ervaring met administratieve, organisatorische en/of financiële werkzaamheden, bij voorkeur binnen de culturele sector. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en denkt proactief mee. Je bent communicatief vaardig, dienstverlenend ingesteld en voelt je thuis in een dynamische werkomgeving. Bekendheid met Exact Online is mooi meegenomen, maar geen vereiste. Belangrijk is dat je je kunt vinden in de missie van Spraakuhloos en wekelijks op ons kantoor in Rotterdam aanwezig kunt zijn.

Wij bieden

• Een inspirerende werkomgeving binnen een jong, dynamisch en creatief team
• Flexibiliteit binnen de afgesproken uren
• Een vergoeding gebaseerd op de cao Nederlandse Podia, met aanvullende opslag conform de afspraken van de ketentafel Letterenorganisaties (fairPACCT)
• De mogelijkheid om bij te dragen aan een organisatie die zich inzet voor inclusie en diversiteit
• Startdatum: 1 augustus 2025 (of in overleg)

Interesse?

Stuur je motivatie en cv naar info[@]spraakuhloos.com met als onderwerp “Sollicitatie officemanager”.

Solliciteren kan tot uiterlijk zondag 13 juli 2025. We plannen de gesprekken op dinsdag 15 juli in de middag en maandag 22 juli in de middag. Het is fijn om hier rekening mee te houden en anders plannen we een afspraak in overleg.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.